Dokumentacje transakcji sprzedaży towarów i wykonywanych usług objętych podatkiem VAT muszą być prowadzone według określonych przez ustawodawcę zasad. Dokumentem sprzedaży towaru bądź usługi jest faktura VAT, a nad jej prawidłowym wystawieniem i rozliczeniem zobowiązany jest czuwać sam wystawiający.
Podstawowe elementy FV

Autor: davdibiase Źr.: sxc.hu
Ustawa określa podstawowe elementy, jakie powinny być zawarte na fakturze VAT. Są to przede wszystkim dane dotyczące sprzedawcy i nabywcy włącznie z adresami i numerami NIP, numer faktury, dokładna data jej wystawienia oraz sprzedaży w przypadku, gdy te daty są inne, nazwa towaru oraz ilość jednostkowa według miary, cena jednostkowa towaru oraz cała wartość towarów na fakturze, sumy netto oraz kwoty podatku od sumy wartości netto oraz całkowita kwota do zapłaty wraz z podatkiem.
Rodzaje faktur VAT
Faktury mogą być wystawione w formie papierowej bądź w formie elektronicznej. Faktury elektroniczne oraz sposób ich wystawiania uregulowany został specjalnym rozporządzeniem Ministra Finansów w 2010 roku. Faktury VAT elektroniczne podlegają ustawie o podatku VAT w taki sam sposób jak faktury papierowe. Te i te faktury podlegają również takim samym przepisom dotyczącym ich odpowiedniej archiwizacji, a także dokonywania korekt za pomocą faktur korygujących.
Terminy wystawiania faktur VAT
Według przepisów ustawy o podatku od towarów i usług faktura VAT powinna być wystawiona nie później niż siedem dni od dnia wydania towaru bądź wykonania usługi. Jeżeli sprzedaż bądź usługa jest prowadzona w sposób ciągły wówczas fakturę wystawia się najpóźniej 7 dnia od zakończenia miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż lub wykonanie usługi. Przepisy prawa podatkowego określają także wyjątki, w których obowiązują inne zasady faktur, a ich wystawienie wiąże się z momentem powstania zobowiązania podatkowego.