Deklaracja PIT-4R służy rozliczeniu składek płatnika bezpośrednio z Urzędem Skarbowym z pominięciem pracowników, czyli podatników. W deklaracji PIT-4R płatnik deklaruje kwoty zaliczek pobranych od niego na podatek dochodowy. Każdy płatnik musi wysłać deklarację do odpowiedniego Urzędu Skarbowego do 31 stycznia każdego roku podatkowego.
Do którego US wysłać PIT-4R
Docelowy Urząd Skarbowy do którego musi trafić rozliczenie to ten właściwy dla miejsca zamieszkania podatnika (osoby fizycznej), bądź miejsca prowadzenia działalności płatnika albo miejsca siedziby płatnika. Zatem panuje w tym wypadku dowolność, co nie znaczy, że płatnik składek
wysyła deklarację PIT-4R do dowolnego Urzędu Skarbowego. Z reguły odbywa się to według stałych reguł.
Wynagrodzenie terminowości odprowadzania składek
Jako, że płatnik ma obowiązek obliczyć, pobrać i wpłacić zaliczki na podatek na rzecz odpowiedniego Urzędu Skarbowego to jednocześnie zobligowany jest on do ich pełnego rozliczenia, a więc wykazania kwot zaliczek należnych za każdego pracownika z osobna. Płatnik ma jednak prawo do wynagrodzenia sobie terminowości odprowadzania składek. Wobec tego w deklaracji PIT-4R płatnik ma prawo do obniżenia pobranych zaliczek podlegających wpłacie o 0,3% kwoty podatków pobranych przez siebie na rzecz budżetu Państwa.
Informacja o ilości pracowników
PIT-4 jest też informacją dla właściwego Urzędu Skarbowego o liczbie pracowników zatrudnionych przez płatnika, od których obliczono należne zaliczki na podatek. Deklaracja ta zawierać powinna informację o wszystkich pracownikach, od których w danym roku podatkowym pobrano zaliczki na podatek dochodowy.